Umsatzsteuer auf Betriebskosten: Wann Vermieter in die Kostenfalle tappen können

Warum eine Option zur Umsatzsteuer allein nicht reicht. OTTO STÖBEN klärt auf.

Wer Gewerberäume vermietet und sich für die Umsatzsteuerpflicht entscheidet, geht oft davon aus, dass auch die anfallende Umsatzsteuer auf Betriebskosten automatisch auf die Mieter umgelegt werden kann. Doch genau hier liegt ein häufig unterschätzter Fehler. OTTO STÖBEN Immobilien erläutert, warum Vermieter gut beraten sind, sich bei diesem Thema intensiv mit den rechtlichen Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen.

Die Option zur Umsatzsteuer – was sie bedeutet

Vermieter können sich nach § 9 UStG dafür entscheiden, auch bei eigentlich umsatzsteuerbefreiten Vermietungen Umsatzsteuer auszuweisen – beispielsweise, wenn der Mieter ebenfalls vorsteuerabzugsberechtigt ist. Diese Option kann steuerlich vorteilhaft sein, etwa bei der Geltendmachung von Vorsteuern aus Investitionen oder Betriebskosten. Doch nicht alle Vermieter sind sich bewusst, dass diese steuerliche Entscheidung keine automatische Wirkung auf die Nebenkostenabrechnung hat.

Warum klare Mietvertragsregelungen entscheidend sind

„Entscheidend ist, dass die Umlagefähigkeit der Umsatzsteuer auf die Betriebskosten ausdrücklich im Mietvertrag geregelt sein muss“, erklärt Patrick Stöben, Geschäftsführer der OTTO STÖBEN GmbH. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) erlaubt zwar die Weitergabe laufender Kosten an den Mieter – jedoch nur dann, wenn diese Kostenarten auch im Katalog enthalten sind oder vertraglich eindeutig vereinbart wurden. Die Umsatzsteuer gehört nicht automatisch dazu.

Die Rechtslage im Überblick

Der Bundesfinanzhof hat bereits in mehreren Urteilen betont: Nur wenn die Betriebskostenabrechnung vertraglich eine Weitergabe der Umsatzsteuer vorsieht, darf diese auf den Mieter umgelegt werden. Andernfalls bleibt der Vermieter auf den entsprechenden Mehrkosten sitzen. Das kann insbesondere bei hohen Betriebskosten und langjährigen Mietverhältnissen schnell zu einem erheblichen finanziellen Nachteil führen.

Handlungsempfehlung für Vermieter

OTTO STÖBEN Immobilien rät Eigentümern und Vermietern daher dringend:

Prüfen Sie bestehende Mietverträge auf entsprechende Klauseln zur Umsatzsteuerumlage.
Nehmen Sie bei Neuverträgen eine klare Regelung in die Betriebskostenklausel auf.
Holen Sie sich bei Unsicherheiten steuerliche oder juristische Beratung ein – idealerweise bevor Sie abrechnen oder einen neuen Gewerbemietvertrag abschließen.

Mehr Rechtssicherheit, weniger Streitpotenzial

Mit der richtigen Vertragsgestaltung lassen sich spätere Diskussionen mit Mietern und sogar rechtliche Auseinandersetzungen vermeiden. Die OTTO STÖBEN GmbH steht ihren Kunden nicht nur bei der Vermittlung, sondern auch bei der Verwaltung von Mietverhältnissen beratend zur Seite.

Pressemitteilung OTTO STÖBEN vom 27.03.2025